一.文件的多少和详略程度取决于：
 （1）组织的类型和规模的影响：组织类型复杂、规模大、层级多的组织文件通常较多；
 （2）过程的复杂性和相互作用的影响：过程复杂、接口多的组织文件系统相对复杂；
 （3）产品的复杂性的影响：产品形成过程复杂，所需文件通常多而详细；
 （4）顾客要求的影响：顾客要求严格与否，对文件的多少有影响；
 （5）法律法规要求的影响：法律法规的要求的严格程度，影响文件的多少和详略程度；
 （6）人员能力的影响：人员能力和培训的充分与否，对文件详略程度要求不同；
 （7）所需的证实程度的影响：证实程度越深，文件越需多且详细。
二.文件使用的媒介形式：文件的媒介形式可以是以下形式：
 （1）用纸张书写或打印的纸质文件；
 （2）计算机硬盘、磁盘、光盘等磁性的、电子的和光学形成文件；
 （3）照片、音像制品也可作为文件的媒介形式；
 （4）实物样品；
 （5）以上若干种媒介形式的组合。组织的文件以何种形式存在取决于：
     1)顾客的要求；
     2)法律法规的要求；
     3)组织的需要；
     4)组织的资源配置；
     5)使用场合和使用的方便性；
     6)管理的需要等。

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